Mengenal Sistem Penggajian Payroll
Sistem penggajian diatur oleh Undang-Undang Ketenagakerjaan dengan nominal sesuai jabatan, kompetensi, produktivitas dan lain-lain. Sistem pemberian gaji semakin mengalami kemajuan dengan memanfaatkan kecanggihan teknologi. Tidak lagi dengan manual, pemberian gaji bisa dilakukan secara digital dan canggih dengan sistem payroll.
Pernah mendengar apa itu payroll? Secara sederhana, payroll adalah sistem pembayaran gaji yang telah digunakan dan diterapkan oleh banyak pelaku usaha. Sebagai pelaku usaha, Anda perlu mencari tahu contoh payroll gaji yang efektif. Harus diakui, mengurus dan menghitung payroll dapat memakan waktu lama. Ada yang menghabiskan waktu lebih dari 6 jam, ada juga yang membutuhkan waktu hingga 1 minggu. Namun lama tidaknya waktu penghitungan payroll justru bergantung pada sistem yang Anda terapkan. Mari simak sistem penggajian payroll pada ulasan di bawah ini!
Apa Itu Payroll?
Payroll merujuk pada suatu sistem pembayaran gaji yang digunakan pengusaha kepada karyawan dalam periode waktu tertentu, mulai dari perhitungan komponen terkait gaji sampai pembayaran gaji sesuai tanggal yang telah ditetapkan. Berbeda dengan penghitungan gaji secara manual, sistem payroll memanfaatkan teknologi untuk menghitung semua gaji karyawan secara otomatis. Jadi perhitungan gaji yang akurat sudah bisa didapat tanpa menghabiskan waktu lama. Anda pun bisa memberikan detail komponen gaji yang diterima karyawan. Contoh selain gaji pokok, karyawan tahu bahwa ia juga mendapat tunjangan makan, tunjangan transportasi, BPJS dan adanya potongan pajak.
Macam-Macam Sistem Penggajian
Di Indonesia terdapat tiga sistem pemberian gaji yang juga mempertimbangkan faktor lain, seperti produktivitas dan beban pekerjaan.
1. Sistem penggajian skala tunggal
Pemberian jumlah gaji pada sistem penggajian skala tunggal berdasarkan pangkat atau jabatan dalam perusahaan. Dalam sistem ini tidak ada pertimbangan tentang tugas atau tanggung jawab pekerjaan. Setiap karyawan yang berada di jabatan yang setara akan mendapatkan gaji dengan kisaran yang sama.
2. Sistem penggajian skala ganda
Pemberian gaji pada sistem penggajian skala ganda menggunakan pertimbangan kinerja karyawan. Misalnya saja dengan mempertimbangkan jenis pekerjaan, tanggung jawab dan prestasi karyawan. Sistem ini tentu lebih adil daripada sistem penggajian skala tunggal.
3. Sistem penggajian campuran
Sistem penggajian campuran merupakan gabungan antara skala tunggal dan ganda yang banyak digunakan oleh perusahaan di Indonesia. Pegawai dengan jabatan yang sama akan mendapatkan gaji yang sama namun dengan tambahan tunjangan. Tunjangan bisa berupa tunjangan atas beban tanggung jawab tertentu.
Sistem Penggajian Payroll
Pemberian gaji dengan mempertimbangkan berbagai hal lain. Misalnya lembur, perlu penghitungan dan pencatatan yang rinci. Untuk perusahaan skala kecil tentu akan mudah dengan penghitungan secara manual. Namun untuk perusahaan skala besar bisa memakan waktu yang banyak dan mungkin terjadi kesalahan.
Payroll hadir sebagai solusi untuk sistem pemberian gaji yang lebih praktis. Payroll merupakan pemberian gaji kepada karyawan dari perusahaan dengan jangka waktu tertentu dengan cara yang lebih praktis dan modern. Pekerjaan HRD akan lebih mudah untuk pemberian gaji kepada karyawan terlebih pada perusahaan berskala besar dengan karyawan berjumlah banyak.
Manfaat Sistem Payroll
Sistem penggajian perusahaan dengan menggunakan payroll akan memberikan manfaat berikut ini.
1. Menghemat waktu
Karyawan pada bagian HRD atau administrasi akan lebih mudah dan cepat dalam membagi gaji untuk semua karyawan. Payroll akan memberikan laporan gaji pada kurun waktu yang ditentukan kepada karyawan termasuk pencatatan absen. Dengan demikian HRD bisa menggunakan waktu untuk pekerjaan lain.
2. Mengetahui rincian gaji
Payroll juga memberikan manfaat untuk karyawan yang akan mendapatkan rincian gaji atau slip gaji. Dengan sistem penggajian ini semua komponen yang mempengaruhi besar gaji akan terlihat. Misalnya saja gaji pokok, uang lembur dan pemotongan gaji seperti untuk BPJS dan pajak penghasilan.
3. Data tersimpan dengan aman dan otomatis
Semua data karyawan akan tersimpan dengan aman dan otomatis tanpa harus menulis secara manual. Tidak hanya data terbaru, data yang sudah lama akan tersedia sehingga memudahkan jika ada permasalahan tertentu. Jika ada perubahan, akan mudah untuk menghapus atau menggantinya.
4. Dapat menyesuaikan dengan sistem sesuai kebutuhan
Setiap perusahaan dapat mengatur sistem payroll sesuai kebutuhan yang berbeda-beda. Pengaturan bisa dilakukan dengan mengatur fitur apa saja yang bisa mendukung penggajian karyawan. Semakin besar perusahaan maka semakin banyak fitur yang dibutuhkan untuk sistem penggajian pegawai perusahaan tersebut.
5. Membantu pembuatan formulir pajak
Sistem payroll bisa membantu dalam pembuatan formulir pajak untuk pihak yang membutuhkan, baik itu perusahaan maupun karyawan. Pajak bisa langsung dikirim dan dicetak untuk pihak yang membutuhkan tanpa memerlukan ongkos kirim. Jadi tidak hanya menghemat waktu, sistem payroll juga bisa menghemat pengeluaran.
Komponen dalam Sistem Payroll Perusahaan
Berikut ini merupakan komponen yang dapat mempengaruhi jumlah gaji karyawan dengan menggunakan sistem payroll.
1. Gaji pokok
Besar gaji pokok sesuai dengan kesepakatan antara karyawan dan pihak perusahaan. Jumlahnya bisa sesuai dengan penetapan pemerintah maupun tidak asalkan kedua belah pihak menyetujuinya. Gaji pokok wajib dimasukkan dalam sistem payroll karena merupakan komponen utama.
2. Kehadiran karyawan
Kehadiran atau absensi merupakan komponen penting lain dalam sistem penggajian karyawan dengan payroll. Jika karyawan izin tanpa keterangan atau dengan keterangan, bisa saja mempengaruhi besarnya gaji. Hal tersebut sesuai dengan peraturan perusahaan dan sebaiknya karyawan memahaminya dengan baik.
3. Potongan
Potongan yang diberikan bisa berupa denda, pinjaman, hingga investasi. Selain itu terdapat potongan untuk jaminan kesehatan, jaminan hari tua, jaminan kecelakaan kerja dan lain-lain sesuai ketentuan perusahaan. Potongan juga termasuk pajak penghasilan sesuai dengan peraturan pemerintah yang ada.
4. Uang lembur atau insentif
Komponen lain yang penting pada software payroll terbaik adalah uang lembur jika karyawan diminta bekerja di luar jam pekerjaannya. Pemerintah juga memberikan aturan dalam pemberian uang lembur. Dengan demikian karyawan dan perusahaan saling mendapatkan keuntungan dan keadilan.
5. Bonus dan tunjangan
Jika karyawan mampu memenuhi target sesuai ketentuan, perusahaan akan memberikan bonus atas kerja kerasnya. Dengan kesepakatan antara karyawan dan perusahaan, karyawan tertentu akan mendapatkan tunjangan sesuai kesepakatan. Tunjangan bisa berupa tunjangan hari raya, tunjangan anak dan istri, tunjangan tahunan dan lain-lain.
Cara Kerja Sistem Payroll
Berikut ini merupakan cara kerja sistem payroll sebagai sistem penggajian karyawan.
1. Rekap data absensi
Rekap data absensi berupa kehadiran, cuti, izin dan sakit yang sudah ada dalam komponen payroll. Absensi karyawan adalah tanggung jawab HRD sehingga HRD juga memiliki tanggung jawab untuk menghitung gaji karyawan. Dengan sistem payroll absensi akan lebih mudah.
2. Penghitungan lembur, insentif dan bonus
Pada sistem penggajian di Indonesia terdapat penghitungan lain yang mempengaruhi besar gaji yaitu memberikan tambahan atas kerja keras karyawan. Lembur, insentif dan bonus merupakan hal yang bisa menambah gaji karyawan.
3. Penghitungan potongan gaji
Selain penambahan gaji, ada juga pemotongan gaji karyawan sesuai komponen yang ada pada payroll. Potongan bisa berupa untuk pajak, berbagai jaminan dan denda akan keterlambatan, serta jika karyawan memiliki hutang atau pinjaman pada perusahaan.
Demikian ulasan tentang apa itu payroll di atas sudah cukup menjelaskan pengertian, manfaat dan proses sistem penggajian. Dengan sistem yang kompleks, sebaiknya pelaku usaha menggunakan aplikasi payroll untuk mengelola gaji karyawan secara efektif dan efisien. Semoga artikel ini membantu 😊